Organisez vos travaux de généalogie avec Trello

Que vous soyez généalogiste solitaire, en groupe ou membre d’une association, vous avez besoin de vous organiser. Trello est l’outil simple et efficace que j’utilise depuis plus de 10 ans pour guider mes recherches généalogiques. 
Je vous explique ci-dessous pourquoi je pense que Trello peut vous aider à organiser vos recherches généalogiques.

Qu’est-ce que Trello ?

Trello.com est un service de gestion de tâches, d’organisation, de planification et de collaboration.
Trello est graphique, attrayant, flexible, simple et pourtant terriblement complet et efficace.

Il se compose de tableaux (comprenez Projets ou Sujets), de colonnes (comprenez États ou Étapes) et de cartes (comprenez Tâches).

Un exemple de tableau sur Trello

Le principe de Trello

Le principe est très simple : vous créez une carte (une action) dans une colonne. Puis, vous déplacez cette carte dans les autres colonnes en fonction de l’avancement de son traitement.

Trello est une application multiplateforme basée sur la technologie du Cloud (Nuage). Vous retrouvez donc vos tableaux sur votre ordinateur, sur votre tablette et sur votre smartphone. Trello vous permet de travailler seul ou de partager des tableaux avec d’autres personnes. Par exemple, votre famille, vos collègues, vos clients, les membres de votre association.

Une présentation de Trello sur la chaine Youtube de Thibaut Lopes

Trello propose des options payantes. Mais la version gratuite suffit amplement pour organiser nos recherches généalogiques.

Mon utilisation de Trello

J’utilise Trello depuis fin 2012. Ce que j’aime avec Trello, c’est sa flexibilité. Tout est fait pour que je fasse de chaque tableau l’outil exact dont j’ai besoin.

Dans la famille, nous utilisons Trello pour planifier les travaux de rénovation de notre maison, les vacances et les fêtes de famille.

Personnellement et professionnellement, j’utilise Trello pour organiser et partager mon travail à distance avec plusieurs clients et collaborateurs (Un tableau = Un projet), la planification des cours que je donne, la planification des activités dans le club de sport dont je m’occupe. C’est aussi avec Trello que je gère le calendrier éditorial de Généalogie Pratique et les idées d'articles.

Enfin, depuis huit ans maintenant, j’utilise Trello à des fins généalogiques. C'est avec Trello que je gère ma liste des actes à retrouver.
C’est ce que je veux partager avec vous à présent.

Comment organiser vos recherches généalogiques avec Trello ?

Trello pour une généalogie en solitaire

Comment organisez-vous vos recherches généalogiques ?

Pour ma part, j’ai éprouvé le besoin de m’organiser, au début de l’année 2016. J’avais perdu ma motivation et le plaisir des recherches, tout simplement parce que je procédais au coup par coup, sans plan, sans but.

J’ai pris les choses en main et j’ai choisi de mieux m’organiser, de me fixer une méthode de travail et d’utiliser un outil que je connaissais déjà : Trello.

Voici les 2 points sur lesquels je me suis concentré :

1_ Je veux identifier sur quelle branche ou sur quels ancêtres je dois travailler.

Avec plus de 17 000 individus, j’ai complètement perdu le contrôle de mon arbre généalogique.
Aujourd'hui, en raison de mes obligations familiales et professionnelles, je n’ai que quelques petites plages horaires possibles par semaine à consacrer à MA généalogie. Donc, évidemment, je perds le fil.

Même si j’adore butiner (je pratique encore, si, si) cela ne m’apporte que peu de satisfaction, car au final, je n’ai pas le sentiment d’avancer.

Alors, comment faire pour avoir une sorte de plan de recherche et pouvoir travailler sur le bon ancêtre dès que j’ai 30 minutes ?

En fait, je dois noter à l’avance sur quel individu, quel couple, quelle branche je vais travailler pendant les prochaines semaines. Et, je dois m'obliger à utiliser ces notes dès que j’ai un moment pour mes recherches généalogiques.

2_ Je veux me rappeler toutes les informations récoltées, mais qui restent à sourcer.

Par exemple, sur un acte de mariage, la date et le lieu de décès du père de la mariée est inscrit. Je peux me contenter d’écrire ces informations dans mon arbre. Mais, plus sérieusement, je dois trouver l’acte et l’exploiter pour tout vérifier et certainement obtenir de nouvelles informations.
Mais comment être certain que je ne vais bien rechercher cet acte quand je vais avoir du temps pour mes recherches généalogiques.

Ici aussi, l me faut noter cette recherche à faire et retrouver mes notes dès que j’ai un moment pour ma généalogie.

Pour répondre à ces deux besoins, j’ai créé un tableau “Généalogie – Perso” dans Trello.

Mon tableau Généalogie – Perso

Après quelques ajustements, mon tableau comporte aujourd’hui 4 colonnes qui correspondent à 4 étapes de mon processus.

1_ À Faire : 
C’est ma liste de tâches dans laquelle je note tous les actes à trouver et les couples d’ancêtres que je veux compléter dans les prochaines semaines.
Quand je note une nouvelle tâche, j’associe des étiquettes. Par exemple, si je note un acte à rechercher dans le 04, j’attache les étiquettes “Acte” et “04”.

La gestion des étiquettes sur une carte Trello

Cela va me permettre de filtrer toutes cartes, pour retrouver par exemple avec “04”, tous les actes que je dois chercher quand je suis sur le site des Archives Départementales des Alpes-de-Haute-Provence.

Le menu pour filtrer les cartes sur Trello

2_ Recherche en cours : 
Quand je commence à travailler sur un nouveau couple, je déplace la carte de la colonne `”À faire” vers cette colonne. Ainsi, quand je reprends mes recherches, je sais exactement où j’en suis. Je fais la même chose pour les actes à retrouver.

Au cours des recherches, je note tous les résultats dans la partie “Description” et j’insère les copies d’actes.
C’est aussi dans “Description” que je note tous les registres visités (journal de recherche) pour reconstruire l’histoire d’un couple.

Ajouter des descriptions et joindre des fichiers sur une carte Trello

Pour me guider et suivre mes recherches, j’ai créé des check-lists qui sont réutilisables de cartes en cartes.

Les check-lists sur une carte Trello

3_ Saisie dans logiciel :
Quand la carte est complète, je la fais glisser vers la colonne “Saisie vers logiciel”. Ainsi, je sais que quand j’ai du temps pour cela, je vais traiter les cartes une par une et saisir les informations trouvées (et les sources) dans mon logiciel.

4_ Terminé :
Dans cette colonne, je place toutes les cartes / tâches terminées. Quand cette colonne contient trop de cartes, je les archive, tous simplement.

Trello pour un groupe de généalogistes

Vous pouvez par exemple travailler à plusieurs pour résoudre une énigme généalogique. Vous allez alors vous partager les pistes et les registres à explorer.
Vous pouvez aussi étudier un couple d’ancêtres communs. Vous pouvez par exemple vous répartir l’étude de tous les enfants et petits-enfants du couple.

Pour cela, utiliser Trello est vraiment un plus. À partir du tableau présenté plus haut, il suffit d’ajouter une dimension collaborative : 
Invitez simplement d’autres généalogistes sur votre tableau. Ces personnes pourront voir et éditer les cartes et ainsi saisir des renseignements ou commenter.

Ajouter une personne pour collaborer à un tableau Trello

Assignez des cartes à ces personnes pour que les rôles de chaque participant soient clairs. Deux personnes n’éplucheront pas le même registre…

Assigner une personne à une carte Trello

C’est aussi simple que cela. Chaque personne est responsable de ses tâches, mais en un instant tous les participants voient l’avancement du travail en commun. Cela réduit considérablement le nombre de courriels échangés.

L’argument extrême à ajouter : vous pouvez travailler avec des généalogistes localisés loin de chez vous, cela fonctionne parfaitement.

Trello pour une association de généalogie

Si vous faites partie d’une association, vous connaissez parfaitement le challenge : Choisir des projets, répartir les tâches, assurer les heures d’ouverture, faire des formations, gérer le site, produire le bulletin trimestriel, organiser l’assemblée générale ou un salon… entre autres.

Tout cela en comptant sur la disponibilité des membres de l’association, membres locaux ou à distance…

Je connais par expérience le nombre de réunions et de courriels échangés pour que tout fonctionne.

Voici comment je vous propose de mettre en place votre organisation avec Trello:

• Créez un tableau qui regroupe l’ensemble de vos activités.
• Créez au minimum trois colonnes “À faire”, “En cours”, “Terminé”.
• Inviter tous les membres du bureau et tous ceux qui vont prendre en charge une tâche.
• Noter toutes les actions dans la colonne “À faire”. Ajouter des étiquettes, par exemple “Bulletin trimestriel”, “Site”, “Salon Dec2024”, “Formation pour les débutants”, “Projet Indexation Archives", etc.
• Pendant vos réunions, assigner les cartes (même à des membres à distance) et faites les progresser d’une colonne vers la suivante.
• Et bien entendu, vous adaptez ponctuellement votre tableau en fonction de votre expérience et des retours de vos membres.

Trello est un outil qui peut vous apporter une grande aide dans la planification et la communication. Pensez, si un projet est assez important, à créer un tableau spécifique pour ce projet.

En conclusion

Que vous soyez généalogiste solitaire, que vous fassiez des recherches en groupe ou que vous soyez actif(ve) dans une association de généalogie, vous avez besoin de vous organiser.

Utliser Trello est une solution qui répond à tous les besoins tout en restant très simple.
N'hésitez pas à me poser des questions sur cet outil, je me ferai un plaisir de vous aider.

Mais vous, quelles sont vos habitudes sur ce sujet et quels outils utilisez-vous ?