Organisez vos travaux de généalogie avec Trello

Organisez vos travaux genealogiques avec Trello

 

Que vous soyez généalogiste solitaire, en groupe ou membre d’une association, vous avez besoin de vous organiser. Trello est l’outil simple et efficace que j’utilise pour guider mes recherches généalogiques. Voici pourquoi je pense cet outil peut vous aider.

Qu’est-ce que Trello ?

 

Trello.com est un service de gestion de tâches, d’organisation, de planification et de collaboration.
Trello est graphique, attrayant, flexible, simple et pourtant terriblement complet et efficace.

Il se compose de tableaux (comprenez Projets ou Sujets), de colonnes (comprenez États ou Étapes) et de cartes (comprenez Tâches).

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Presentation

 

Le principe est très simple : Vous créez une carte (une action) dans une colonne. Puis, vous déplacer cette carte dans les autres colonnes au fonction de l’avancement de son traitement.

Trello est une application multi-plateformes basée sur la technologie du Cloud (Nuage). Vous retrouvez vos tableaux sur votre ordinateur, sur votre tablette et sur votre smartphone.

Trello vous permet de travailler seul ou de partager des tableaux avec d’autres personnes. Par exemple votre famille, vos collègues, vos clients, les membres de votre association…

Trello propose des options payantes. Mais la version gratuite suffit amplement pour organiser nos recherches généalogiques.

 

J’utilise Trello depuis fin 2012. Ce que j’aime avec Trello, c’est sa flexibilité. Tout est fait pour que je fasse de chaque tableau l’outil exact dont j’ai besoin.

Dans la famille, nous utilisons Trello pour planifier les menus hebdomadaires, les travaux de rénovation de notre maison, les vacances…

Personnellement et/ou professionnellement, j’utilise Trello pour organiser et partager mon travail à distance avec plusieurs clients et collaborateurs (Un tableau = Un projet), la planification des cours que je donne, la planification des activités dans le club de sport dont je m’occupe. C’est aussi avec Trello que je gère le calendrier éditorial de ce blog.

Enfin, depuis plus de deux ans maintenant, j’utilise Trello à des fins généalogiques. C’est ce que je veux partager avec vous maintenant.

 

 

Comment organiser vos travaux de généalogie avec Trello ?

 

Généalogie avec Trello pour un(e) généalogiste solitaire

 

Je ne sais pas ce que vous ressentez, ni comment vous organisez vos recherches généalogiques.
Pour ma part, j’ai éprouvé le besoin de m’organiser, au début de l’année 2016. J’avais perdu ma motivation et le plaisir des recherches, tout simplement parce que je procédais au coup par coup, sans plan, sans but… D’ailleurs, je m’interroge toujours sur la finalité de tout cela (J’y reviendrai dans un futur article).

 

J’ai pris les choses en main et j’ai choisi de mieux m’organiser, de me fixer une méthode de travail et d’utiliser un outil que je connaissais déjà : Trello.

Voici les 2 points sur lesquels je me suis concentré :

 

Je veux identifier sur quelle branche ou sur quels ancêtres je doit travailler.

Avec plus de 16 000 individus, j’ai complètement perdu le contrôle de mon arbre généalogique. De plus, à causes de mes obligations familiales et professionnelles, je n’ai que quelques petites plages horaires possibles par semaine… Donc, évidemment, je perds le fil.
Même si j’adore butiner (je pratique encore, si, si) cela ne m’apporte que peu de satisfaction car, au final, je n’ai pas le sentiment d’avancer.

Alors, comment faire pour avoir une sorte de plan de recherche et pouvoir travailler sur le bon ancêtre dès que j’ai 30 minutes ?

Et bien, je dois noter à l’avance sur quel individu, quel couple, quelle branche je vais travailler pendant les prochaines semaines. J’utilise cette liste dès que j’ai un moment pour mes recherches généalogiques.

 

Je veux me rappeler de toutes les informations récoltées mais que je n’ai pas sourcé.

Par exemple, sur un acte de mariage, la date et le lieux de décès du père de la mariée est inscrit. Je peux me contenter d’écrire ces informations dans mon arbre. Mais, plus sérieusement, je dois trouver l’acte et l’utiliser pour tout vérifier et certainement obtenir de nouvelles informations.

Mais comment être certain que je ne vais bien rechercher cet acte dans 5 minutes, dans une semaine, dans un mois ?
Et bien, il me faut noter cette recherche à faire et utiliser cette liste dès que j’ai un moment pour ma généalogie.

 

Pour cela j’ai créé un tableau “Généalogie – Perso” dans Trello.

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Généalogie perso

Après quelques ajustements, j’ai aujourd’hui 4 colonnes qui correspondent à 4 étapes.

 

À Faire : C’est ma liste de tâches dans laquelle je note tous les actes à trouver et les couples d’ancêtres que je veux compléter dans les prochaines semaines.
Quand je note une nouvelle tâche, j’associe des étiquettes. Par exemple, si je note un acte à rechercher dans le 04, j’attache les étiquettes “Acte” et “04”.

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Étiquettes

 

Cela va me permettre de filtrer toutes cartes, pour retrouver par exemple avec “04”, tous les actes que je dois chercher quand je suis sur le site des Archives Départementales des Alpes-de-Haute-Provence.

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Filtrer

 

Recherche en cours : Quand je commence à travailler sur un nouveau couple, je déplace la carte de la colonne `”À faire” vers cette colonne. Ainsi, quand je reprends mes recherches, je sais exactement où j’en suis. Je fais la même chose pour les actes à retrouver.

 

Au cours des recherches, je note tous les résultats dans la partie “Description” et j’insère les copies d’actes.
C’est aussi dans “Description” que je note tous les registres visités (journal de recherche) pour reconstruire l’histoire d’un couple.

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Description

 

Pour me guider et suivre mes recherches, j’ai créé des check-lists qui sont réutilisables de cartes en cartes.

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Checklist

 

Saisie dans logiciel : Quand la carte est complétée, je la fais glisser vers la colonne “Saisie vers logiciel”. Ainsi je sais que si j’ai du temps pour cela, je vais traiter les cartes une par une et saisir les informations trouvées (et les sources) dans mon logiciel.

 

Terminé : Dans cette colonne, je place toutes les cartes / tâches terminées. Quand cette colonne contient trop de cartes, je les archive, tous simplement.

 

Bien évidement, cette façon d’organiser mes recherches généalogiques me correspond et n’est pas forcement adaptée pour vous.
Il s’agit juste pour ici de vous montrer un exemple.
Mais Trello est tellement flexible que vous trouverez facilement comment créer votre outil.

 

Généalogie avec Trello pour un groupe de généalogistes

 

Je souhaite à tous de faire des recherches généalogiques à plusieurs. On échange, on apprend, on compare… c’est une excellente voie pour transformer sa pratique de la généalogie. C’est aussi, à coup sûr, une accélération dans vos recherches.

Vous pouvez par exemple travailler à plusieurs pour résoudre une énigme généalogique. Vous allez alors vous partager les pistes et les registres à explorer.
Vous pouvez aussi étudier un couple d’ancêtres communs. Vous pouvez par exemple vous répartir l’étude de tous les enfants et petits-enfants du couple.

 

Pour cela, utiliser Trello est vraiment un plus. À partir du tableau présenté plus haut, il suffit d’ajouter une dimension collaborative.

Invitez d’autres généalogistes sur votre tableau. Ces personnes pourront voir et éditer les cartes et ainsi saisir des renseignements ou commenter.

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Inviter

 

Assignez des cartes à ces personnes pour que les rôles de chaque participant soient clairs. Deux personnes n’éplucheront pas le même registre…

 

Organiser vos travaux Genealogique avec Trello _ Assigner

 

C’est aussi simple que cela. Chaque personne est responsable de ses tâches, mais en un instant tous les participants voient l’avancement du travail en commun. Cela réduit considérablement le nombre de courriels échangés.

L’argument extrême à ajouter : Vous pouvez travailler avec des généalogistes localisés loin de chez vous, cela fonctionne parfaitement.

 

Généalogie avec Trello pour une association de généalogie

 

Si vous faites partie d’une association, vous connaissez parfaitement le challenge : Choisir des projets, répartir les tâches, assurer les heures d’ouverture, faire des formations, gérer le site, produire le bulletin trimestriel, organiser l’assemblée générale ou un salon… entres autres.
Tout cela en comptant sur la disponibilité des membres de l’association, membres locaux ou à distance

Je sais par expérience le nombre de réunions et de courriels échangés pour que tout fonctionne.

Voici comment je vous propose de mettre en place votre organisation avec Trello:

 

_ Créez un tableau qui regroupe l’ensemble de vos activités.

_ Créez au minimum trois colonnes “À faire”, “En cours”, “Terminé”.

_ Inviter tous les membres du bureau et tous ceux qui vont prendre en charge une tâche.

_ Noter toutes les actions dans la colonne “À faire”. Ajouter des étiquettes, par exemple “Bulletin trimestriel”, “Site”, “Salon Dec2018”, “Formation pour les débutants”, “Projet Indexation Archives notariales”…

_ Pendant vos réunion, assigner les cartes (même à des membres à distance) et faites les progresser d’une colonne vers la suivante.

_ Et bien entendu, vous adaptez ponctuellement votre tableau en fonction de votre expérience et des retours de vos membres.

 

Trello est un outil qui peut vous apporter une grande aide dans la planification et la communication.

 

En résumé

 

Que vous soyez généalogiste solitaire, que vous fassiez des recherches en groupe ou que vous soyez actif(ve) dans une association de généalogie, vous avez besoin de vous organiser.

Utliser Trello est une possibilité qui répond à tous les besoins tout en restant très simple.
N’hésitez pas à me poser des questions sur cet outil, je me ferai un plaisir de vous aider.

 

Mais vous, quelles sont vos habitudes sur ce sujet et quels outils utilisez vous ?

 

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4 Thoughts to “Organisez vos travaux de généalogie avec Trello”

  1. Murielle MESTREAU

    Bonjour Laurent, je teste Trello. A quel moment on rentre une check-list sur une carte ? dès le début de la création dans “à faire” ? @Girondegenea

    1. LaurentMonpouet

      Bonjour Murielle,
      Oui, dès la création de la carte. Je vous conseille de créer vos check-lists puis de les réutiliser pour vos prochaines cartes.
      Cordialement,

  2. Le Strat Maryse

    Bonjour de mon coté je me suis créé un fichier excel par branche avec des onglets par nom de famille comme ca je peux voir ou j’en suis dans les actes que j’ai trouvé et ceux que je dois encore chercher, si vous voulez je peux vous envoyer un de mes fichiers pour que vous compreniez comment ca marche. ce fichier est toujours améliorable bonne journée et merci pour cette méthode, je vais essayer

    1. LaurentMonpouet

      Bonjour Maryse,
      Oui, Excel est toujours très populaire pour ce type de travail.
      Vous pouvez m’envoyer votre fichier à l’adresse info@… (la même adresse que la newsletter).
      Cordialement,
      Laurent

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