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Comment et pourquoi créer une liste des actes manquants dans votre généalogie

Créer liste actes manquants Généalogie
Laurent Monpouet
Écrit par Laurent Monpouet

Une liste des actes manquants est l'un des outils nécessaires pour une bonne organisation de nos recherches généalogiques. Mais comment créer et utiliser une liste d'actes manquants ? Pour quelle utilité ? Voici des pistes pour créer la votre.

Pourquoi créer une liste des actes manquants ?

Qu'est-ce qu'une liste des actes manquants ?


Une liste des actes manquants est, comme son nom l'indique, une liste des actes dont vous avez trouvé la trace mais qui restent à trouver et à consulter pour vos recherches. 

Il peut s'agir d'une liste globale ou d'une liste pour une branche, d'une liste créée manuellement ou exportée d'un logiciel... mais le principe reste le même : On y liste chaque acte à consulter, décrit par :

  • le type d'acte,
  • la date,
  • le lieux,
  • le ou les noms des ancêtres.

Par exemple :  
Baptême - 17/11/1777 - Brévilly (08) - DAZY Marie Poncette

Les lieux, dates, type d'acte sont obligatoirement notés dans nos listes car c'est bien en navigant par lieux (commune ou paroisse), par date puis par type d’acte (par exemple, baptême, mariage et sépulture) que nous trouvons puis consultons les archives sur les sites des archives départementales en ligne.

Liste des actes manquants en généalogie - Criteres pour rechercher les actes

Pourquoi doit-on utiliser une liste des actes manquants ?

Une liste des actes manquants est une sorte de garantie de ne pas oublier de vérifier des informations récoltées au fil de nos recherches. C'est aussi, je pense, un outil pour gagner du temps quand on consulte les archives.
Voici pourquoi :

Pour ne pas oublier de consulter un acte

Je pense à deux cas bien précis qui doivent nous inciter à utiliser une liste des actes manquants.

À partir de relevés et d'arbres en ligne


Quand nous parcourons une base de données, un relevé, l'arbre d'un autre généalogiste sur une plateforme d'échange sur le net, devons-nous simplement recopier les informations ou devons-nous rechercher les actes pour se garantir d'une erreur.
La deuxième option est bien entendu à adopter.

Liste des actes manquants en généalogie - À partir d'un arbre généalogique sur Geneanet


Par exemple, si je viens de trouver la fiche individuelle précédente sur Geneanet, je vais inscrire sur ma liste des actes manquants le mariage et le décès qui sont à vérifier.

À la lecture d'un acte


Mais nous avons exactement la même situation si, à la lecture d'un acte, nous avons de nouvelles informations à vérifier.

Liste des actes manquants en généalogie - À partir d'un acte de mariage

Les actes de mariages modernes sont riches en informations. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons les lieux et date de naissance des deux mariés.

Si l'un des parents est décédé à la date du mariage, la date et le lieux de décès sont alors indiqués.
Enfin, il est aussi important de lire et prendre en compte les mentions marginales sur tous les actes.

Toutes ces informations sont à noter dans notre liste car ce sont autant d'actes à trouver puis à exploiter.

Cette habitude de noter dans une liste tous les actes à consulter est particulièrement utile si, comme moi, vous avez tendance à vous disperser à la lecture des registres d'archives ou des arbres en ligne. Cela vous permet de garder le cap.
C'est aussi une bonne pratique si vous ne disposez pas d'assez de temps pour vérifier toutes les informations... Vous savez par quoi commencer votre prochaine séance de recherche généalogique.

Pour gagner du temps


Utiliser une liste d'actes manquants est aussi un bon moyen de gagner du temps quand vous recherchez les actes dans les registres publiés en ligne.

En effet, un registre couvre très souvent une période de plusieurs années.

Liste des actes manquants en généalogie - Consulter des registres qui couvrent plusieurs années

Par conséquent, quand vous consultez un registre, vous pouvez vérifier dans votre liste si plusieurs actes manquants sont à chercher dans ce registre.

C'est une bonne façon de travailler par lot et donc de gagner un peu de temps.

Pour arriver à retrouver tous les actes à rechercher dans un registre pour une période donnée, il faut penser construire votre liste pour y faire ressortir le lieu (paroisse ou commune) puis la date.


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Méthodes et organisation

Comment créer une liste des actes manquants ?

Il existe certainement une multitude de façons de créer votre liste des actes manquants. Voici les plus usuelles : 

Votre liste des actes manquants sur papier

Quoi de plus simple qu'un cahier pour créer votre liste ?

Il suffit en effet d'avoir toujours prêt de vous ce cahier et d'y noter les actes à trouver, les uns à la suite des autres. C'était ma solution quand j'ai commencé mes recherches généalogiques.

Quand l'acte est trouvé, il suffit de barrer la ligne ou de faire une petite marque.

Le cahier peut être remplacer par des feuilles assemblées dans un classeur.

Liste des actes manquants en généalogie - Papier

Pour

  • C'est une solution simple et accessible à tous
  • Le prix se limite à l'achat d'un cahier et d'un crayon
  • C'est une solution entièrement personnalisable. À vous de créer votre liste.

Contre

  • Si votre liste prend de l'ampleur, il devient difficile d'y faire de recherches
  • Il est impossible de faire des tris, par exemple par date.
  • Il est assez difficile de rassembler ses actes à trouver par lieux. 

Votre liste des actes manquants sur une App de prise de note

Pour les généalogistes un peu plus informatisés, le cahier se remplace très facilement par une application de prise de note.

Ce support informatique reste simple, puisque qu'il permet de créer des listes un peu comme sur un cahier, mais apporte beaucoup plus de facilités à classer les actes manquants, par exemple, par lieux.

Du coté des applications de prise de note, citons OneNote, Google Keep, SimpleNote, Notion et Evernote, que j'utilise depuis des années.

Dans la plupart des cas, ces applications sont basées sur le principe du Cloud. Cela implique que vous pouvez accéder à vos notes par internet, depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.

Liste des actes manquants en généalogie - Evernote

Pour

  • Cette solution reste simple
  • Ces applications sont totalement gratuites ou freemium.
  • C'est une solution très flexible qui vous permet de classer les actes à trouver comme vous le souhaitez.

Contre

  • Nécessite un temps d'apprentissage
  • Nécessite une saisie manuelle ou par copier/coller
  • Dans la plupart des cas, nécessite une connexion internet

Votre liste des actes manquants dans un tableur type Excel

C'est une solution assez populaire parmi les généalogistes. Un tableur est un outil parfaitement adapté puisque dédié à la création de tables de données.

Parmi les tableurs les plus connus, citions Excel, Google Sheets, OpenOffice et LibreOffice...

Cette solution est parfaite pour y effectuer des tris. Il sera donc très facile de rassembler vos actes manquants par lieux et par dates.

Pour

  • Pour ceux qui utilisent déjà ce type d'outil, c'est une solution très simple
  • Excel de Microsoft est payant, les autres tableurs sont totalement gratuits.
  • C'est une solution flexible facile à prendre en main 

Contre

  • Nécessite une saisie manuelle.

Votre liste des actes manquants dans votre logiciel de généalogie

Enfin, bien évidement, on doit penser à utiliser la fonction actes manquants de notre logiciel de généalogie. (Cette fonction fait partie des 24 critères pour choisir votre logiciel de généalogie

Cette solution est particulière : Ce n'est plus à vous de saisir, uns à uns, les actes manquants dans une liste. C'est votre logiciel qui va créer cette liste en parcourant tous les événements présents dans votre généalogie et en détectant ceux qui n'ont pas d'acte (ou source) associé.

Voici, par exemple, ces fonctions dans Généatique puis Heredis :

Liste des actes manquants en généalogie - Généatique
Liste des actes manquants en généalogie - Heredis

Les listes ainsi créés peuvent être utilisées directement dans le logiciel, imprimées ou copiées/collées dans votre application de prise de note. (c'est cette dernière option que j'utilise)

Pour

  • Intégré à votre logiciel
  • Pas de saisie supplémentaire
  • Facile à exploiter, copier/coller ou imprimer

Contre

  • Nécessite un temps d'apprentissage.

Conclusion

Utiliser une liste des actes manquants apporte une bien meilleure organisation à nos recherches généalogiques. Cela nous donne un bien meilleur suivi et nous permet aussi de perdre moins de temps à butiner de registres en registres.

Que vous choisissiez une solution papier ou informatique (ou un mix des deux), l'important est de trouver VOTRE outil et de l'adapter à vos besoins et vos goûts.

Vos commentaires ?

Quelle est votre expérience en matière de liste d'actes manquants ? Quelle méthode et quel outil utilisez-vous ?
Partagez vos pratiques et réflexions dans la partie commentaire.

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23 commentaires

  • Bonjour
    Pour les actes manquants, je vais dans la fiche de la personne et dans la rubrique plus et annotations. Là je marque les actes éventuellement à rechercher et des remarques également

  • Merci pour cet article très instructif : je vais extraire ma liste de Généatique, voire faire un export vers Excel. Encore merci

  • Bonjour,
    Je démarre ma généalogie, et je suis aussi atteinte du “syndrome d’éparpillement” dans mes recherches d’actes 😉
    Merci pour vos conseils, et pour le contenu de votre blog très intéressant pour un(e) débutant(e).

  • Bonjour
    Personnellement, j’exporte la liste des actes manquants générée par Heredis dans Excel.
    Dans Excel j’ajoute une colonne année à partir de la date exacte ou approximative et une colonne type d’acte.
    Cela me permet de trier par ville et par date et par type d’acte, et donc se travailler par lot.

  • Sur Gramps, il est possible de créer une étiquette “actes manquant”, de la cocher quand on enregistre l’acte, puis de faire un filtre “étiquette” “actes manquants” ou un rapport étiquette. Je n’en voyais pas la nécessité, mais si c’est aussi simple que cela, je pense que ça vaut le coup, je vais m’y mettre ! merci pour l’élan que vous nous donnez !
    Catherine

    • Bonjour Catherine,
      Décidément, GRAMPS est plein de ressources. Cette solution par étiquette me semble très puissante et simple à mettre en œuvre. Merci d’avoir partager cette possibilité 😉
      Bonne journée,
      Laurent

  • Bonjour Laurent,
    J’ai commencé avec Généatique sous Dos au siècle dernier. A cette époque il n’y avait pas de fonctionnalités pour extraire les actes manquants. De ce fait, ayant un jour formaté accidentellement mon disque dur et ayant perdu toutes mes données, je me suis créé sous Libre Office des fichiers de saisie des actes, comme des cahiers de recherche. J’ai un fichier texte par commune, et les actes sont saisis dans l’ordre des dates. J’ai un jeu de couleur pour différencier les actes que j’ai repris dans mon logiciel de généalogie de ceux que je n’ai pas encore “raccrochés” mais pour lesquels j’ai une présomption. Parallèlement, quand j’attaque le dépouillement d’une commune, et parce que ma base est ancienne, je fais une extraction de toutes les personnes enregistrées dans mon Généatique sur cette commune, extraction que je reprends dans le tableur de Libre Office afin de me faire une trame de recherche. Je fais ces opérations pour toutes les personnes enregistrées dans ma base, car avec le temps je me suis rendu compte, que l’on peut avoir des informations concernant des Sosa, dans des actes de cousins, neveux/nièces, oncles/tantes etc…
    Bon week-end

    • Bonjour et merci beaucoup Hervé de partager le détail de votre méthode. Bravo.
      J’ajoute que je suis comme vous partisan d’étendre les recherches autour de nos ancêtres pour les raisons que vous évoquez. Une bonne idée pour un prochain article 😉
      Bonne journée
      Laurent

  • En ce qui me concerne je crée ma liste d’actes trouvés dans le fichier .rtf en les surlignants, de ce fait je vois tous les actes manquants. Pour le moment, je le fais sur mes sosas.

  • Bonjour Laurent,
    J’utilise Généatique depuis de nombreuses années et la liste des actes manquants est très utile.
    Pour être efficace, je note bien le type d’acte et la source quand l’acte est trouvé.
    Ma recherche des actes manquants se fait sur 3 critères (minimum) : le type d’acte absent, la date de l’évènement renseignée ainsi que la commune. Le paramétrage de la liste permet ensuite de personnaliser la présentation.
    Merci pour cet article.
    Catherine

  • j utilise excel mais ce n est pas une simple liste des actes manquants, c est une liste de tous les actes (generaux tel les naissances deces mariages cm) de chaque ancetre coché si je l ai non coché si je ne l ai pas. les individus sont listés par generations dans l ordre de leur numero sosa.
    utile pour retrouver un acte manquant
    complet car liste toutes les personnes de ma genealogie pas juste celle dont il manque des actes

    • Bonjour et merci de partager avec nous votre organisation.
      Faites-vous cela seulement pour vos ancêtres directs ou même pour leurs frères et sœurs, les cousins, etc. ?
      Bonne journée,
      Laurent

      • non uniquement pour mes ancetres pour lequel je “collectionne “les actes pour prouver la filiation. tous les fres soeur cousins, je me contente de regarder les actes .

  • Excellent article qui effectivement permet d’optimiser les recherches, car il est vrai que la consultation des archives et des registres nous éloigne parfois bien loin de notre recherche initiale. Personnellement, j’utilise la liste des actes manquants d’Heredis.
    Bon courage

  • Bonsoir Laurent
    Surprenant, actuellement je construit un fichier Excel dans le même état d’esprit à savoir pouvoir suivre et acter toutes les données de plusieurs individus. Bref avoir un état des lieux de l’ensemble des données de tous les individus. A chercher, à contrôler, etc. Je vais vous le soumettre dans quelques jours, le principe est identique à mon fichier Excel pour la généalogie c’est-à-dire la gestion des suivis de recherches via un formulaire adapté sous Excel pour une gestion ludique et pertinente. Je reviens vers vous rapidement afin d’avoir un retour critique sur sa conception et son utilisation.

    • Bonjour Emile,
      Oui, Excel est un parfait outil pour cela. Le seul bémol en est le prix…
      J’ai hâte de voir les résultats de votre travail. 😉
      Bonne journée,
      Laurent

      • En complément à la question posée à BOUDARD, mon fichier Excel intègre les individus SOSA et tous les collatéraux. L’identification des individus s’effectue soit par le numéro SOSA ou l’INDI. Pour les novices l’INDI est le numéro de l’individu créé dans n’importe quel logiciel de généalogie que l’on retrouve dans les fichiers GEDCOM (Ex. @I123@ INDI soit le 123ème individu créé dans la base). Un SOSA ne peut pas forcément avoir le même numéro INDI cela dépend quand il a été intégré dans la base.

        Je pense même intégrer les familles (FAM)… Bref un peu de travail.