Les recettes d’un salon généalogique réussi

Cet automne 2021 j’ai participé à plusieurs salons généalogiques en qualité d’exposant. Ces événements font partie des premières manifestations post-covid, caractérisées par une grande incertitude organisationnelle et des doutes quant à leur niveau de fréquentation.

Aujourd’hui, il me semblait utile de revenir sur l’un d’entre eux, le salon GénéaRhuys, qui s’est tenu les 6 et 7 novembre 2021 à St Gildas de Rhuys dans le Morbihan.

A priori, rien ne laissait penser à ce qu’il soit un succès populaire, et pourtant…

GénéaRhuys : le salon de tous les dangers !

Passons rapidement sur le fait que ce salon figurait parmi les premiers événements généalogiques organisés depuis la pandémie (seuls une dizaine d’événements généalogiques en présentiel a été proposé depuis l’été 2021 dans toute la France).

Comme les autres initiatives de même type, les organisateurs de GénéaRhuys avançaient en terrain miné avec une incertitude totale quant aux mesures sanitaires applicables aux dates du salon, et surtout une difficile anticipation de la capacité des généalogistes à se déplacer pour une telle manifestation (obligation du passe sanitaire, respect des gestes barrières, jauge du public…).

Comme cela ne devait pas suffire, les organisateurs du salon GénéaRhuys se sont « infligés » d’autres handicaps, en planifiant leur événement pendant les vacances scolaires (celles de la Toussaint, dont il est bien connu qu’à cette occasion les grands-parents gardent souvent leurs petits-enfants), et qui plus est à la fin de celles-ci, au moment où les vacanciers présents en Bretagne repartent, et où les bretons partis prendre l’air ailleurs reviennent.

Sous oublier d’évoquer également la situation particulière de la Presqu’île de Rhuys. Bien évidement, cet endroit est magnifique, mais il se caractérise par une situation quasi insulaire. Sans être éloigné de l’agglomération vannetaise, St Gildas de Rhuys est à l’écart des grands axes routiers. On n’y vient pas aussi facilement que s’il s’agissait d’une manifestation organisée dans un gymnase très accessible en périphérie de la métropole régionale. Sans compter aussi que la presqu’île se distingue par un fort taux de résidences secondaires (jusqu’à 80 % dans certains villages) et qu’en cette saison (et surtout à la fin des vacances scolaires) les habitants se font déjà plus rares.

Enfin, soulignons que le Cercle Généalogique de Rhuys , organisateur de l’événement, est une jeune association composée de moins de 100 adhérents. L’édition 2021 du salon était seulement la seconde expérience de ses membres qui, en 2018, avaient inauguré la formule à Sarzeau.

Le périmètre d’action du Cercle est cantonné à la presqu’île de Rhuys, et plusieurs autres associations coexistent sur le département du Morbihan, dont l’historique Cercle Généalogique Sud Bretagne. A ce titre, les organisateurs n’avaient ni les moyens, ni les capacités des grosses associations régionales, dont il faut rappeler qu’elles comptent le plus grand nombre d’adhérents en France.

Bref, rien n’augurait que ce salon puisse être un succès…

Une offre événementielle classique…

Le salon GénéaRhuys reposait sur une offre généalogique traditionnelle, que l’on retrouve dans la plupart des salons généalogiques.

La manifestation s’organisait autour d’un espace dédié aux 37 stands associatifs (pour l’essentiel des associations généalogiques du grand ouest) et professionnels (éditeurs, logiciels, arbres généalogiques…).

Onze conférences étaient proposées sur les deux jours, avec, pandémie oblige, une jauge limitant à une vingtaine le nombre de personnes dans la salle.

Une tombola rythmait le weekend, et des panneaux d’expositions prêtés par les AD56 habillaient les murs de l’entrée.

Une buvette, avec petite restauration, égayait l’ensemble.

En qualité d’exposant, j’ai constaté un bon niveau d’affluence, également reparti sur les deux jours du week-end. Pas vraiment de temps morts, ni d’embouteillages, bien que comme d’accoutumée la salle se remplissait dès la fin des conférences formant une vague de visiteurs pour le bonheur des exposants.

Après échanges avec plusieurs confrères exposants, qu’ils soient professionnels ou représentants d’une association, tous m’ont fait part de leur satisfaction, tant sur les conditions d’accueil que l’organisation ou la fréquentation.

… mais une réussite totale !

Autant de handicaps et pourtant un large satisfecit : comment résister à l’envie de percer le secret d’un tel succès ?

Et surtout, pourquoi ne pas faire part aux autres organisateurs des bonnes méthodes qui fonctionnent pour faire venir le public ?

Ni une, ni deux, j’ai contacté la présidente, Christiane Darondeau, qui a bien voulu partager son expérience (et je la remercie grandement pour sa transparence).

Le contrôle systématique des passes sanitaires à l’entrée, doublé de la distribution d’un ticket de tombola à chaque visiteur, a permis aux organisateurs de mesurer précisément le nombre d’entrées. Les chiffres qui suivent ne sont donc pas des estimations au doigt mouillé.

Le bilan du salon :

• 37 exposants (cercles généalogiques ou professionnels de la généalogie)
• 229 participants aux conférences
• Plus de 700 entrées

Plus de 700 visiteurs ont ainsi été comptabilisés, ce qui factuellement en fait un vrai succès. Malgré le contexte sanitaire, cette seconde édition a ainsi accueilli encore plus de monde que celle de 2018 à Sarzeau (600 visiteurs).

Les 11 conférences, en salle jaugée, ont accueilli 229 personnes au total. Je n’ai pas assisté aux conférences, mais ces chiffres laissent à penser que tous les conférenciers « jouaient » à guichet fermé.

Un succès qui n’est pas dû au hasard

Comme en témoigne la présidente, ce succès n’est pas dû au hasard. Il ne repose pas non plus sur la récurrence d’un événement traditionnel puisqu’il s’agit seulement de la seconde édition qui, de surcroît, n’a pas été organisée dans la même ville.

“En tout, 45 membres du CGR se sont investis dans la préparation et l’organisation, soit plus de la moitié des effectifs du Cercle”, précise Christiane.

La communication a été particulièrement soignée, et travaillée très en amont de l’événement. Ainsi, “1200 flyers ont été distribués sur tous les marchés de la presqu’île et de Vannes, 70 affiches A4 ont été placardées dans les magasins des environs, sept affiches A3 ont été remises aux Mairies, aux Archives Départementales et à l’Université tous âges”.

L’annonce de l’événement a aussi été faite sur des agendas web locaux :  Toutes mes sorties, l’Agenda du Télégramme.

Preuve de l’implication des membres de l’association, “chacun d’entre eux a fait suivre l’information via son propre carnet d’adresse.”

Coté médias, la présidente précise que “deux articles sont parus en amont dans Ouest-France (le 2/11 et le 5/11). France Bleu Armorique a également diffusé une interview. Nous sommes aussi parus sur le bulletin et le site de l’office du Tourisme et de la Mairie.”

Toutefois, Christiane regrette l’absence de journaliste pendant la manifestation et le fait que le Télégramme (autre journal régional) n’ait pas relayé l’événement.

Et d’ajouter : “Nous avons demandé aux cercles invités de faire paraître notre affiche dans leurs bulletins et beaucoup l’ont fait, manifestement.”

Convaincu de l’intérêt de GénéAgenda, dont l’événement a été publié dès février 2021 (soit neuf mois avant), la Présidente témoigne, “j’ai eu des appels dès la parution de notre affiche dans GénéAgenda.”

Enfin, pour marteler encore plus les esprits, l’association avait disposé trois banderoles (d’approximativement 3 mètres de long) aux endroits stratégiques de la presqu’île. Un fléchage supplémentaire sur zone venait parachever le dispositif (image d’illustration, la presqu’île de Rhuys est bien plus belle!).

La communication : la clé du succès des manifestations généalogiques

À GénéAgenda, nous ne cessons d’évoquer que la communication pré-événementielle est cruciale pour le succès d’une manifestation.

Toutes les manifestations qui peuvent s’enorgueillir d’être un succès populaire ont en commun de faire de gros efforts sur ce point. Et même pour celle dont on peut penser que tout lui arrive tout cuit puisque sise dans la capitale (je pense ici au Salon de Généalogie de Paris, organisé par les Éditions Archives et Culture), sachez que les organisateurs ne managent pas leur peine pour faire connaître chaque année l’événement au plus grand nombre.

GénéaRhuys est la parfaite illustration de nos convictions : une communication massive et tous azimuts en amont de l’événement est la clé du succès.

Et quand, en plus, l’organisation de la manifestation est parfaite (tant pour les visiteurs que pour les exposants) alors, nous atteignons le nirvana du salon généalogique !

Merci à Christiane Darondeau, Présidente du Cercle Généalogique de Rhuys, pour avoir accepté de partager son expérience et joué la transparence.